قبل از ساخت مشتری جدید، نام یا شماره او را جست‌وجو کنید. پرونده‌های تکراری باعث می‌شوند بدهی و سوابق بین چند نفر پخش شوند. اگر مشتری جدید است، مشخصاتش را ثبت کنید و شماره را دوباره کنترل کنید. تخفیف دائمی را فقط طبق سیاست مجموعه تعیین کنید؛ این گزینه روی هزینه بازی اثر دارد. در این آموزش از نام‌های نمونه استفاده می‌کنیم و هیچ شماره واقعی مشتری منتشر نمی‌شود.

پرونده مشتری محل مرور سوابق و مانده اوست. اگر مشتری از قبل پول می‌دهد تا بعداً مصرف کند، شارژ کیف پول را ثبت کنید. مبلغ و روش دریافت را مطابق پولی که واقعاً گرفته‌اید انتخاب کنید. شارژ کیف پول با فروش جدید یکی نیست. هنگام مصرف اعتبار هم باید همان مشتری روی فاکتور انتخاب شده باشد. قبل از شارژ یا مصرف، یک بار نام پرونده را کنترل کنید.

برای نسیه، ابتدا مشتری را انتخاب کنید. بدهی بدون صاحب مشخص قابل پیگیری نیست. اگر مبلغ کامل پرداخت نشده، وضعیت واقعی را ثبت کنید؛ دریافت کارتخوان را به‌جای نسیه نزنید. در پرداخت ترکیبی می‌توانید سهم روش‌های مختلف را مشخص کنید. مانده را پیش از تأیید بخوانید. پرداخت بعداً هم با نسیه یکی نیست: فاکتور باز می‌ماند و باید بعداً وضعیتش روشن شود.

برای پیگیری بدهی‌ها، وارد نسیه‌ها شوید. مشتری موردنظر را پیدا کنید و وقتی پول را گرفتید، دریافت را روی همان بدهی ثبت کنید. اگر فقط بخشی پرداخت شده، همان مبلغ را بنویسید. برای وصول بدهی، فروش جدید نسازید؛ فروش قبلاً ثبت شده و حالا فقط دریافت انجام می‌شود. در پایان، مانده مشتری را بررسی کنید تا مطمئن شوید مبلغ به پرونده درست رفته است.